7. Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế

Bước 1: NSD nhấn chọn menu Quản lý hóa đơn, Nhấn chọn "Hóa đơn thay thế", hệ thống hiển thị màn hình tra cứu thông tin để lập hóa đơn thay thế.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình cho phép NSD tra cứu thông tin để lập hóa đơn thay thế.

                                               

              Bước 2.1: NSD nhập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần lập thay thế -> nhấn “Tra cứu”, hệ thống hiển thị kết quả tra cứu hóa đơn theo điều kiện đã nhập. NSD nhấn chọn vào 1 dòng hóa đơn.
              Bước 2.2: NSD nhập thông tin hóa đơn thay thế
              Bước 2.3: NSD nhập thông tin người mua

                          
              Bước 2.4: NSD chọn hình thức thanh toán. 
              Bước 2.5: NSD nhập chi tiết hóa đơn.
              Bước 2.6: Hệ thống hiển thị thông tin tổng cộng tiền của hóa đơn đã nhập.

                       
                              
- Ngày ký văn bản của hóa đơn thay thế phải lớn hơn hoặc bằng ngày hóa đơn gốc và nhỏ hơn hoặc bằng ngày hiện tại
- Tại mục Thông tin giao dịch, NSD có thể lựa chọn các hình thức thanh toán: Tiền mặt, Chuyển khoản hoặc Tiền mặt/ chuyển khoản. NSD bắt buộc lựa chọn hình thức thanh toán Chuyển khoản hoặc Tiền mặt/ chuyển khoản đối với các giao dịch hóa đơn có số tiền lớn hơn 20 triệu VND.
                                                   

- Loại tiền tại thông tin giao dịch của hóa đơn thay thế hiển thị mặc định theo loại tiền của hóa đơn gốc, không cho phép chỉnh sửa.
- Sau khi nhập thông tin hóa đơn thành công, NSD nhấp chọn vào button Lưu/Gửi khách hàng để lưu hóa đơn vừa nhập ở trạng thái “Khởi tạo” hoặc nhấp chọn "Tiếp tục" để chuyển sang màn hình bước 3.
                                         
- Không được phép lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn trước đó đã bị điều chỉnh.

Lưu ý: 
          - Tại màn hình lập hóa đơn thay thế, hệ thống hiển thị thông tin Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn theo thông tin của hóa đơn gốc. NSD có thể thực hiện chỉnh sửa.
          - Khi NSD Lưu hóa đơn, hệ thống tự động sinh số hóa đơn liên tiếp. NSD có thể thực hiện chỉnh sửa lại hóa đơn đã lưu bằng cách truy cập vào chức năng Tra cứu và chỉnh sửa thông tin.

Bước 3: Hệ thống hiển thị màn hình xác thực thông tin, không cho phép NSD chỉnh sửa:
          - NSD nhấn Quay lại để quay về màn hình nhập thông tin bước 2.
          - NSD nhấn Hoàn thành để hoàn thành lập hóa đơn.

                                                 

Lưu ý:

          - Đối với tài khoản có thiết lập quy trình duyệt, khi nhấn Gửi hệ thống gửi hóa đơn đến tài khoản phê duyệt. NSD có thể vào chức năng Tra cứu để xem lại hóa đơn đã lập.
         - Đối với tài khoản chưa được ký điện tử, khi nhấn Gửi hệ thống hiển thị cảnh báo “ Vui lòng ký điện tử để gửi hóa đơn”.