7. Hướng dẫn Lập hóa đơn mới

NSD chọn chức năng trên Menu: Lập hóa đơn/ Hóa đơn mới hiển thị màn hình Bước 1

Bước 1: Hệ thống hiển thị màn hình lập hóa đơn mới

- NSD nhập thông tin hóa đơn bao gồm:

+ Thông tin người mua:

- NSD nhập các thông tin bắt buộc (*) và thông tin liên quan.

- NSD nhập thông tin MST hợp lệ, hệ thống sẽ hỗ trợ hiển thị thông tin tên đơn vị, địa chỉ, email, điện thoại, fax của doanh nghiệp, cho phép NSD chỉnh sửa.

+ Thông tin giao dịch:

- Hình thức thanh toán: Mặc định giá trị là Tiền mặt. Cho phép lựa chọn 1 trong 3 hình thức: Tiền mặt, Tiền mặt/chuyển khoản, Chuyển khoản.

• Bắt buộc lựa chọn hình thức Chuyển khoản hoặc Tiền mặt/ Chuyển khoản đối với các hóa đơn có giá trị thanh toán lớn hơn hoặc bằng 20.000.000VND.

• Trường hợp lựa chọn hình thức: Tiền mặt/Chuyển khoản hoặc Chuyển khoản, hệ thống hiển thị thêm thông tin chi tiết giao dịch như sau:

- Loại tiền: Mặc định là tiền VND, chọn loại tiền khác trong danh sách.

- Tỷ giá: Đối với loại tiền VND mặc định tỷ giá = 1 và không cho phép chỉnh sửa. Đối với loại tiền ngoại tệ, cho phép chỉnh sửa tỷ giá.

+ Chi tiết hóa đơn:

- NSD nhập các thông tin bắt buộc bao gồm: Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá.

- Trong trường hợp hàng hóa, dịch vụ đó đã được lưu trong Danh mục hàng hóa, NSD chỉ cần nhập mã hàng hóa thì toàn bộ dữ liệu sẽ được hiển thị, NSD nhập số lượng.

- Thêm dòng: Trỏ con chuột tại vị trí muốn thêm, NSD nhấn nút “Thêm dòng” để thêm 1 dòng mới trong danh sách chi tiết hóa đơn

- Xóa dòng: Trỏ con chuột tại dòng muốn xóa, NSD nhấn nút “Xóa dòng” để xóa dữ liệu và dòng khỏi danh sách chi tiết hóa đơn.

+ Tổng cộng: Hiển thị tổng giá trị các loại hàng hóa và chi tiết theo từng loại thuế suất.

+ Các nút chức năng:

- NSD nhấn “Lưu” hệ thống cho phép lưu toàn bộ dữ liệu hóa đơn vừa nhập, hệ thống ở màn hình Bước 1 với dữ liệu vừa nhập và cho phép NSD chỉnh sửa lại thông tin. Trạng thái hóa đơn sau khi lưu là “Khởi tạo”. NSD có thể tra cứu lại và thực hiện Xem/ Sửa/ Xóa hóa đơn tại chức năng Tra cứu hóa đơn.

- NSD nhấn "Gửi khách hàng" cho phép NSD gửi các thông tin đã tạo trên hóa đơn cho khách hàng của mình xem trước và xác nhận.

- NSD nhấn “Nhập lại” hệ thống xóa trắng toàn bộ dữ liệu của hóa đơn vừa nhập cho phép NSD nhập mới thông tin.

- NSD nhấn “Tiếp tục” hệ thống chuyển sang màn hình lập hóa đơn Bước 2.

Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình xác thực thông tin hóa đơn, không cho phép NSD chỉnh sửa thông tin đã nhập trước đó.

- NSD nhấn “Quay lại” hệ thống quay trở về màn hình lập hóa đơn ở Bước 1 với thông tin đã nhập và cho phép chỉnh sửa.

- NSD nhấn “Ký hóa đơn” hệ thống hiển thị màn hình lựa chọn chữ ký số để thực hiện ký hóa đơn ở màn hình Bước 3. Đối với hóa đơn đã được ký điện tử, hệ thống không hiển thị nút Ký hóa đơn.

- NSD nhấn “Gửi hóa đơn” hệ thống hiển thị màn hình Bước 2 và câu thông báo “Vui lòng ký điện tử” không cho phép chuyển bước.

Bước 3: Sau khi NSD nhấn Ký hóa đơn, hệ thống hiển thị bảng chữ ký số cho phép NSD lựa chọn chữ ký đã đăng ký như sau:

- NSD nhấn vào 1 trong số các chữ ký số đã đăng ký -> nhấn “ Chọn” Hệ thống chuyển sang màn hình cho phép nhập mã pin của Chứng thư số như sau:

- NSD nhấn “Chấp nhận” hệ thống hiển thị màn hình đang ký gửi và hiển thị màn hình Bước 4

- NSD nhấn “Bỏ qua” hệ thống quay về màn hình Bước 2.

Bước 4: Hệ thống hiển thị màn hình hoàn thành hóa đơn:

- NSD nhấn "Hoàn thành” hệ thống hiển thị màn hình sau:

- Đối với tài khoản có đầy đủ quyền và không được thiết lập quy trình duyệt, hiển thị màn hình hóa đơn như sau:

- NSD nhấn "Kết thúc” hệ thống quay trở về màn hình lập hóa đơn ở Bước 2.

- NSD nhấn “In” hệ thống cho phép chuyển qua màn hình in hóa đơn

- Đối với tài khoản Admin hoặc tài khoản chỉ có quyền lập hóa đơn và đã được thiết lập quy trình duyệt: Hệ thống gửi hóa đơn đến tài khoản phê duyệt và hiển thị màn hình gửi thành công.