8. Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế

NSD chọn chức năng trên Menu: Lập hóa đơn/ Hóa đơn thay thế hiển thị màn hình Bước 1

Bước 1: Hệ thống hiển thị màn hình Tra cứu

- NSD nhập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần lập thay thế -> nhấn “Tra cứu” hiển thị kết quả tra cứu hóa đơn theo điều kiện đã nhập

Bước 1.1: Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử:

- NSD nhấn

hiển thị màn hình Bước 2.

Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin hóa đơn thay thế

- NSD nhấn “Quay lại” hệ thống quay trở về màn hình lập hóa đơn ở Bước 1.1

- NSD nhấn “Lưu” cho phép lưu toàn bộ dữ liệu hóa đơn vừa nhập ở màn hình Bước 2 và cho phép NSD chỉnh sửa lại thông tin. Trạng thái hóa đơn sau khi lưu là “Khởi tạo”. NSD có thể tra cứu lại và thực hiện Xem/ Sửa/ Xóa hóa đơn tại chức năng Tra cứu hóa đơn.

- NSD nhấn " Gửi khách hàng" cho phép gửi nội dung hóa đơn đến khách hàng ( người mua) xem trước và xác nhận.

- NSD nhấn “Tiếp tục” hệ thống chuyển sang màn hình Bước 3

Chú ý:

- Ngày ký văn bản và ngày ký hợp đồng đại lý phải lớn hơn hoặc bằng ngày hóa đơn gốc.

- Nhập thông tin cần thay thế

- NSD thực hiện lựa chọn bộ mẫu ký hiệu để sử dụng đồng thời hai hình thức hóa đơn: Hóa đơn điện tử và Hóa đơn tự in.

Bước 3: Hệ thống hiển thị màn hình xác thực thông tin hóa đơn đã nhập

- NSD nhấn “Quay lại” hệ thống quay trở về màn hình lập hóa đơn ở Bước 2 với thông tin đã nhập và cho phép chỉnh sửa.

- NSD nhấn “Ký hóa đơn” hệ thống hiển thị màn hình lựa chọn chữ ký số để thực hiện ký hóa đơn ở màn hình Bước 4. Đối với hóa đơn đã được ký điện tử, hệ thống không hiển thị nút Quay lại.

- NSD nhấn “Hoàn thành” hệ thống hiển thị màn hình Bước 2 và câu thông báo “Vui lòng ký điện tử để gửi hóa đơn!” và không cho chuyển bước.

Bước 4: Sau khi nhấn Ký hóa đơn, hệ thống hiển thị bảng chữ ký số cho phép NSD lựa chọn chữ ký đã đăng ký như sau:

- NSD nhấn vào 1 trong số các chữ ký số đã đăng ký -> nhấn “ Chọn”: Hệ thống chuyển sang màn hình cho phép nhập mã pin của Chứng thư số như sau:

- NSD nhấn “Chấp nhận” hệ thống hiển thị màn hình đang ký gửi và hiển thị màn hình Bước 5

- NSD nhấn “Bỏ qua” hệ thống quay về màn hình Bước 3

Bước 5: Hệ thống hiển thị màn hình hoàn thành hóa đơn -> nhấn “Hoàn thành”

- Đối với tài khoản có đầy đủ quyền và không được thiết lập quy trình duyệt: hiển thị màn hình hóa đơn như sau:

- NSD nhấn “Kết thúc” hệ thống quay trở về màn hình lập hóa đơn ở Bước 1.1.

- NSD nhấn “In” hệ thống cho phép chuyển qua màn hình in hóa đơn

- Đối với tài khoản Admin hoặc tài khoản chỉ có quyền lập hóa đơn và đã được thiết lập quy trình duyệt: Hệ thống gửi hóa đơn đến tài khoản phê duyệt và hiển thị màn hình gửi thành công -> nhấn “Kết thúc” quay về màn hình Bước 1.1 với kết quả tra cứu hóa đơn đủ đủ điều kiện lập hóa đơn thay thế.

Bước 1.2: Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn giấy

- NSD nhập thông tin của hóa đơn giấy cần thay thế -> nhấn “Lập hóa đơn thay thế” hiển thị màn hình Bước 2 và NSD nhập thông tin chi tiết của tờ hóa đơn cần thay thế và thực hiện theo các bước tương tự đối với hóa đơn điện tử

Chú ý:

- Đối với lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn giấy, khi nhấn lập hóa đơn thay thế, màn hình chỉ hiển thị 2 button “Quay lại”, “Tiếp tục”

Tag