Hóa đơn điện tử bị sai sót thì xử lý thế nào?

(Tax24.com.vn) Quy định mới nhất theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử bị sai sót thì tùy vào chủ thể phát hiện, thời điểm phát hiện, hay nội dung nào bị sai mà theo đó có các cách thức xử lý khác nhau. Sau đây là hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót cập nhật nhất đến thời điểm hiện tại.

1. Cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót sau khi cấp mã của CQT:
Nghị định 119/2018/NĐ-CP được hướng dẫn cụ thể bởi Điều 11 và Điều 17 Thông tư 68/2019/TT-BTC thì trong quá trình tạo lập, sử dụng hóa đơn điện tử mà bị sai sót khi được phát hiện thì xử lý như sau:

a. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của CQT chưa gửi cho người mua có sai sót:
- Người bán thực hiện thông báo với CQT theo Mẫu số 04 (ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới.
- Lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi CQT để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
- CQT thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của CQT.

b. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của CQT đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót:
- Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.
- Thông báo với CQT theo Mẫu số 04 (ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP)
- Không phải lập lại hóa đơn.

Trường hợp có sai sót về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng:
- Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
- Người bán thông báo với CQT theo Mẫu số 04 (ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) về việc hủy hoá đơn điện tử và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót.
- Sau khi nhận được thông báo, CQT thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của CQT.
- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm”.
- Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi CQT để CQT cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.

c. Trường hợp CQT phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót.
- CQT thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 (ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) để người bán kiểm tra sai sót.
- Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của CQT, người bán thực hiện thông báo với CQT theo Mẫu số 04 (ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
- Lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi CQT để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.
- Nếu người bán không thông báo với CQT thì CQT tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

2. Cách xử lý hóa đơn điện tử không có mã của CQT đã lập:
a. Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của CQT đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót.
Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót:
- Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.
- Không phải lập lại hóa đơn.

Lưu ý: Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi CQT thì người bán thực hiện thông báo với CQT theo Mẫu số 04 (ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP).

Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng:
- Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm”.
- Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua.

Lưu ý: Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi CQT thì người bán thực hiện thông báo với CQT theo Mẫu số 04 (ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới cho CQT.

b. Trường hợp sau khi nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, CQT phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
- CQT thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 (ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) để người bán kiểm tra sai sót.
- Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của CQT, người bán thực hiện thông báo với CQT theo Mẫu số 04 (ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) về việc hủy hóa đơn (nếu có).
- Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến CQT.
- Nếu người bán không thông báo với CQT thì CQT tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Lưu ý quan trọng: Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

Thông tư 68/2019/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/11/2019.

Từ ngày 14/11/2019 đến ngày 31/10/2020, các văn bản của Bộ Tài chính ban hành sau đây vẫn có hiệu lực thi hành: Thông tư 32/2011/TT-BTC; Thông tư 191/2010/TT-BTC; Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC); Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015, Quyết định 526/QĐ-BTC ngày 16/4/2018; Quyết định 2660/QĐ-BTC ngày 14/12/2016; Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC).

Toàn văn Thông tư 68/2019/TT-BTC tải về  >>TẠI ĐÂY<<

Nghị định 119/2018/NĐ-CP tải về  >>TẠI ĐÂY<<

Tham khảo Bảng giá phần mềm Hóa đơn điện tử Tax24  >>TẠI ĐÂY<<